Na jakich zasadach działają tzw. wirtualne sekretariaty?

W czasach rosnącej konkurencji na rynku przedsiębiorcy szukają nowych rozwiązań, które pozwolą im skupić się na kluczowych aspektach swojej działalności. Jednym z nich są wirtualne sekretariaty, które choć jeszcze stosunkowo nowe na polskim rynku, zdobywają coraz większą popularność.

Jak działa wirtualny sekretariat?

Wirtualny sekretariat, czyli usługa polegająca na obsłudze połączeń telefonicznych, zapytań mailowych oraz wiadomości w mediach społecznościowych przez specjalistów z zewnątrz, może być dostosowany do indywidualnych potrzeb każdego klienta. Przekierowując połączenia telefoniczne czy zlecając obsługę maili, przedsiębiorca może skupić się na swojej głównej działalności, jednocześnie mając pewność, że jego klienci są odpowiednio obsługiwani. Wirtualne asystentki przedstawiają się jako firma klienta, dzięki czemu osoba dzwoniąca nie ma wątpliwości co do tego, z kim rozmawia.

Kwestie techniczne oraz wdrożenie usługi

Aby skorzystać z usług wirtualnego sekretariatu, klient otrzymuje przeznaczony dla niego numer telefonu, który może zamieścić na swojej stronie internetowej czy wizytówkach. Szkolenie asystentek może odbyć się na różne sposoby, w zależności od preferencji klienta, np. telefonicznie, mailowo czy przez Skype. Na początek ustalane są podstawowe informacje dotyczące firmy oraz sposób przedstawiania się asystentek, a dodatkowe kwestie wyjaśniane są na bieżąco.

Kiedy warto zdecydować się na wirtualny sekretariat?

Wirtualny sekretariat prowadzony np. przez nasze biuro rachunkowe w Żorach jest idealnym rozwiązaniem dla różnych rodzajów przedsiębiorstw i osób prowadzących działalność gospodarczą. Małe firmy, które nie mają środków na zatrudnienie pełnoetatowego pracownika, mogą skorzystać z takiej usługi, aby uzyskać wsparcie w obsłudze klientów. Osoby pracujące poza biurem, które nie mają czasu na odbieranie połączeń i odpisywanie na maile, również mogą zdecydować się na ten sposób obsługi.

Wirtualny sekretariat sprawdzi się także w przypadku np. gabinetów kosmetycznych, fryzjerskich czy dietetycznych, które nie chcą tworzyć nowego etatu tylko dla obsługi telefonicznej i umawiania wizyt. Prezesi, menadżerowie czy właściciele firm uczestniczący w licznych spotkaniach mogą w dowolnej chwili przekierować połączenia do wirtualnego sekretariatu, nie martwiąc się o utratę ważnych rozmów. Sklepy internetowe potrzebujące pomocy w obsłudze zapytań klientów również mogą skorzystać z takiej usługi, zwłaszcza w okresach wzmożonej sprzedaży.

Wirtualny sekretariat może być także doskonałym rozwiązaniem dla osób pragnących spędzić wakacje bez zmartwień i telefonów służbowych. Wystarczy włączyć przekierowanie na dedykowany numer, a po powrocie otrzymać listę osób, które próbowały się skontaktować. Informacje o połączeniach mogą być również wysyłane na bieżąco, np. mailowo.